Incorporación de Empleados (Onboarding)
Eje: hr.employee (Empleado) + mail.activity.plan (Plan) ·
Módulos: hr · sign · hr_holidays · hr_attendance · hr_appraisal · Odoo 19
⚙️ Flujo orquestado desde la ficha del empleado.
A diferencia de los procesos puramente secuenciales o de embudo, la incorporación se basa en la creación de la ficha del empleado como primer paso. Desde allí, se lanza un Plan de Actividades que asigna tareas a diferentes departamentos (RRHH, IT, Manager). Estas actividades sirven como guía y recordatorio, incluso para acciones que se ejecutan en plataformas externas (como el alta en Seguridad Social o el registro de contratos).
A diferencia de los procesos puramente secuenciales o de embudo, la incorporación se basa en la creación de la ficha del empleado como primer paso. Desde allí, se lanza un Plan de Actividades que asigna tareas a diferentes departamentos (RRHH, IT, Manager). Estas actividades sirven como guía y recordatorio, incluso para acciones que se ejecutan en plataformas externas (como el alta en Seguridad Social o el registro de contratos).
Necesidades Empresariales
Por qué el negocio necesita un flujo de incorporación estructurado.
- Garantizar que ningún paso de alta quede sin realizar mediante un checklist ejecutable.
- Recordar el cumplimiento de obligaciones legales externas (Alta SS, Contrat@) mediante actividades calendarizadas.
- Centralizar la información: ficha completa, contrato firmado y portal de autoservicio para el empleado.
- Gestionar la firma electrónica de documentos clave: contrato, manual de empleado y políticas de privacidad.
- Automatizar la asignación inicial de derechos: días de vacaciones, formaciones obligatorias y entrega de equipos.
Capacidades de Aplicación
👆 Interactivo
Lo que el negocio puede hacer. Pulsa para resaltar los pasos del flujo y servicios relacionados.
Preparación de Alta
Ficha de empleado, alta SS, registro de contrato y accesos.
Firma y Bienvenida
Firma de contrato eIDAS, documentos internos y reunión.
Disparadores Operativos
Asignación de ausencias, formación obligatoria y EPIs.
Seguimiento y Evaluación
Control de adaptación y evaluación final del período de prueba.
Flujo Funcional — Plan de Incorporación
👆 Interactivo
Secuencia lógica orquestada por el Plan de Actividades. Pulsa un paso para ver su configuración técnica.
RRHH
Crear Ficha
hr.employee
Acción manual inicial
›
SISTEMA
Lanzar Plan
mail.activity.plan
Asigna tareas a roles
›
GESTOR
Alta SS (SILTRA)
Gestión externa
Actividad recordatorio
›
GESTOR
Registro Contrat@
Gestión externa
Actividad recordatorio
›
RRHH
Firma Contrato
sign.request
Envía documento eIDAS
›
IT / RRHH
Crear Accesos
res.users
Email de portal
›
EMPLEADO
Docs y Políticas
sign + mail
Firmar y subir datos
›
SISTEMA
Flujos Operativos
Transversal
Ausencias, PRL, Cursos
›
MANAGER
Eval. Prueba
hr.appraisal
Decisión de continuidad
Modelos y Campos Técnicos
Servicio responsable (Capa 2)
Servicios de Aplicación
👆 Interactivo
Capa 2 Essential: componentes funcionales que realizan las capacidades. Reaccionan a la selección.
Núcleo
Servicio de Empleados
- • Creación y gestión de hr.employee
- • Estructura organizativa (Manager/Departamento)
- • Horario de trabajo vinculado (resource.calendar)
Núcleo
Servicio de Actividades
- • mail.activity.plan lanzado desde la ficha
- • Asignación automática de tareas (To-Do, Email)
- • Recordatorios para gestiones externas (SS, SEPE)
Integración
Servicio de Firma Electrónica
- • sign.template para contratos y políticas
- • Envío de solicitud al empleado (sign.request)
- • Archivo de documentos con validez eIDAS
Integración
Servicio de Portal / Usuarios
- • Creación de res.users vinculado a la ficha
- • Asignación de permisos básicos
- • Acceso al portal de autoservicio
Transversal
Servicios Transversales
- • Asignación inicial de vacaciones (Ausencias)
- • Matriculación en cursos obligatorios (Formación)
- • Solicitud de equipos de trabajo (EPIs/Activos)
Transversal
Servicio de Evaluación
- • Reuniones de seguimiento (calendar.event)
- • hr.appraisal para cierre de período de prueba
Vistas de Información y Reporting
KPIs del proceso de incorporación y seguimiento del estado del plan.
Estado del Plan de Actividades
Actividades completadas vs. pendientes por empleado. Acceso desde la ficha hr.employee → Actividades. Alertas en rojo para pasos vencidos.
Documentos Firmados
Solicitudes de firma completadas vs pendientes. Meta: cumplimiento total en los primeros días.
Formaciones Iniciales
% de cursos obligatorios (PRL, políticas) completados por el nuevo personal.
Evaluaciones de Prueba
Estado de las evaluaciones del primer mes. Identifica confirmaciones de puesto vs no superados.
Arquitectura de Datos y Módulos
Módulos y modelos relacionales del flujo.
hr
MÓDULO PRINCIPAL
hr.employee (Empleado)
hr.contract (Contrato)
mail
COMUNICACIÓN
mail.activity.plan (Plan)
mail.activity (Actividad)
sign
FIRMA
sign.request (Solicitud)
sign.template (Plantilla)
portal / base
ACCESO
res.users (Usuario Odoo)
Lista de Verificación de Configuración
Ajustes mínimos en Odoo para que el flujo funcione correctamente.
1. Configurar el Plan de Incorporación
En Ajustes > Actividades > Planes, crear el "Plan de Onboarding". Agregar todas las actividades detalladas (crear usuario, solicitar firmas, tareas recordatorio) asignándolas al rol correspondiente.
2. Plantillas de Firma (Odoo Sign)
Subir y configurar los campos de firma para el Modelo de Contrato, Acuerdo de Confidencialidad y Política de Empresa.
3. Permisos de Usuario y Portal
Revisar qué accesos (roles) tendrá por defecto un empleado estándar en su usuario de Odoo.
4. Vinculación de Evaluaciones
Activar el módulo de evaluaciones y crear la plantilla para "Evaluación de Período de Prueba".
Marco Regulatorio — España (BOE)
Normativa obligatoria a tener en cuenta durante la incorporación de personal. Fuente primaria: Boletín Oficial del Estado (www.boe.es).
RD 1424/2002 · Sistema RED
Alta Previa en Seguridad Social
- El alta del trabajador debe realizarse antes del inicio de su actividad (máximo el día anterior).
- Garantiza la cobertura en caso de accidente laboral desde el minuto cero.
- Su falta se considera infracción grave, debiendo gestionarse con carácter urgente por parte del responsable laboral.
Estatuto de los Trabajadores · Contrat@
Registro de Contratos en el SEPE
- La empresa tiene un plazo reglamentario estipulado tras la firma para registrar el contrato en el SEPE (Contrat@).
- Debe establecerse un control con fecha límite posterior a la firma para asegurar su cumplimiento sin retrasos.
Estatuto de los Trabajadores · Art. 14
Período de Prueba
- Durante el período de prueba cualquiera de las partes puede resolver el contrato libremente y sin indemnización.
- Debe pactarse expresamente por escrito en el contrato.
- Debe realizarse y documentarse una evaluación del desempeño antes del vencimiento de este período para respaldar la decisión de continuidad.
Ley 59/2003 · eIDAS
Firma Electrónica Laboral
- La firma electrónica avanzada y cualificada es legalmente vinculante para la formalización de contratos de trabajo y políticas de RRHH.
- Asegura la trazabilidad y evita la pérdida de documentación física.
Ley 31/1995 · LPRL
Prevención y Formación Inicial
- Obligación de proporcionar formación e información de riesgos específica del puesto al iniciar.
- El flujo de incorporación debe disparar la matriculación en los cursos de formación obligatoria o la entrega de EPIs documentada.
RGPD Art. 13 + LOPDGDD
Tratamiento de Datos y Privacidad
- Al inicio, el empleado debe ser informado de: finalidad, base jurídica, derechos RGPD, plazo de conservación y destinatarios de sus datos.
- La firma documentada de la política de privacidad y protección de datos evidencia el cumplimiento de esta obligación legal.
Recursos de Implementación
Entregables del kit de implementación para este flujo.
Plantilla de Importación
XLSX con la configuración del Plan de Actividades, perfiles y checklist de verificación.
Próximamente
Documentación del Proceso
Procedimiento Word SGC normalizado paso a paso para la correcta creación de fichas.
Próximamente
Formulario de Diagnóstico
Cuestionario base para identificar los documentos a firmar, formaciones y políticas requeridas por puesto.
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