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Incorporación de Empleados (Onboarding)
Eje: hr.employee + mail.activity.plan (Plan de Actividades) ·
Módulos: hr · hr_contract · sign ·
hr_holidays · hr_training · hr_attendance ·
planning · hr_appraisal · Odoo 19 Enterprise
Acción local — ocurre en este flujo
Dispara flujo externo
Firma electrónica (Sign)
Acceso portal / usuario
Necesidades Empresariales
Por qué el negocio necesita un flujo de incorporación estructurado en Odoo.
- Garantizar que ningún paso de alta quede sin realizar: el Plan de Actividades (mail.activity.plan) actúa como checklist ejecutable sobre la ficha del empleado.
- Crear todos los registros esenciales: ficha hr.employee completa, contrato firmado, usuario Odoo y acceso al portal de autoservicio.
- Disparar desde la incorporación los flujos ya documentados: Ausencias (asignación inicial prorateada), EPIs (entrega con firma), Formación (cursos obligatorios PRL + RGPD), Turnos (alta en Planning si aplica) y Evaluación del Desempeño.
- Gestionar la firma electrónica eIDAS de todos los documentos: contrato, Manual del Empleado, Política RGPD y NDA, directamente desde las actividades del plan.
- Solicitar los documentos personales del empleado de forma estructurada y archivarlos en su ficha.
- Reducir el trabajo administrativo de RRHH mediante actividades automáticas con vencimiento, asignadas al rol correcto (Manager, Coach, RRHH, IT).
Capacidades de Aplicación
Interactivo
Capa 1 EA — lo que el negocio puede hacer. Pulsa para resaltar el flujo y los servicios relacionados.
Pre-incorporación — Preparar el Alta
Crear ficha, contrato, usuario Odoo y lanzar el Plan de Actividades con antelación.
Incorporación — Bienvenida y Firmas
Reunión de bienvenida, firma de documentos, acceso al portal y solicitud de datos personales.
Disparadores Operativos (si aplica)
Activar Ausencias, EPIs, Formación, Asistencia y Turnos desde las actividades del plan.
Seguimiento y Evaluación
Reuniones de seguimiento y primera evaluación del desempeño al finalizar el período de prueba.
Flujo Funcional — Plan de Actividades sobre hr.employee (Empleado)
Interactivo
Cada paso es una actividad generada automáticamente por el Plan de Incorporación. Los pasos en borde naranja disparan un flujo documentado en otro proceso. Pulsa para ver detalles de configuración.
RRHH
Crear Ficha del Empleado
hr.employee · new
hr
RRHH
Contrato para Firma
hr.contract · new → open
sign
RRHH / IT
Crear Usuario y Portal
res.users · active
portal
Empleado
Solicitar Documentos
mail.activity · email
mail
Manager
Reunión de Bienvenida
calendar.event · confirmed
calendar
Empleado
Firmar Doc. Internos
sign.request · signed
sign
RRHH
Asignar Ausencias Iniciales (si aplica)
hr.leave.allocation
→ PR-RH-002
PRL / Almacén
Entrega de EPIs (si aplica)
hr.approval.request
→ PR-PRL-001
RRHH
Formación Obligatoria (si aplica)
slide.channel
→ PR-RH-006
IT / RRHH
Configurar Fichaje
hr.attendance
hr_attendance
Planificador
Asignar Turnos (si aplica)
planning.slot
→ PR-OP-001
Manager
Reunión de Seguimiento
calendar.event
calendar
Manager
1º Evaluación Prueba (si aplica)
hr.appraisal · new
→ PR-RH-005
Lógica de funcionamiento
Modelos Odoo
Campos clave
Servicio responsable (Capa 2)
Servicios de Aplicación
Interactivo
Capa 2 EA — componentes que realizan cada capacidad. Todos actúan sobre la ficha hr.employee.
Núcleo
Servicio de Plan de Actividades (hr + mail)
- • mail.activity.plan lanzado desde la ficha del empleado
- • Pasos con asignación, intervalo y trigger configurados
- • Alertas automáticas por vencimiento de actividad
- • Seguimiento de completitud desde la ficha hr.employee
Integración
Servicio de Firma Electrónica (sign)
- • Plantilla "Contrato de Trabajo"
- • Plantillas de manuales y normativas internas
- • Plantilla "Política RGPD del Empleado"
- • Certificados eIDAS adjuntos en hr.employee → Documentos
Habilitador
Servicio de Acceso al Portal (res.users)
- • Crear res.users desde Empleados → Ajustes
- • Perfil de acceso: Empleado / Manager / Officer
- • Portal: nóminas, ausencias, gastos, cursos, horario
- • Correo de bienvenida automático con credenciales
Análisis
Disparador → PR-RH-002 Ausencias (si aplica)
- • hr.leave.allocation inicial prorateada
- • Vacaciones anuales + asuntos propios
- • Configuración detallada documentada en PR-RH-002
Análisis
Disparador → PR-PRL-001 EPIs (si aplica)
- • hr.approval.request tipo "Solicitud de EPIs"
- • Al aprobar → stock.picking Entrega EPI con firma
- • Lógica completa documentada en PR-PRL-001
Análisis
Disparador → PR-RH-006 Formación (si aplica)
- • Asignar slide.channel: PRL + RGPD + Calidad
- • event.event para talleres presenciales
- • Seguimiento de progreso desde ficha del empleado
Vistas de Información y Reporting
KPIs del proceso de incorporación y seguimiento del estado del plan.
Estado del Plan de Actividades
Actividades completadas vs. pendientes por empleado. Acceso desde la ficha hr.employee → Actividades. Alertas en rojo para pasos vencidos.
Documentos Firmados vs. Pendientes
Smart button "Documentos" en la ficha: sign.request firmadas (verde), pendientes (naranja), expiradas (rojo). Meta: 100% firmados en primeros días.
Tiempo de Incorporación Completa
Tiempo transcurrido hasta que todos los pasos del Plan de Actividades están marcados como completados. Indicador de eficiencia del onboarding.
Formaciones Obligatorias Completadas
% de cursos obligatorios completados por empleados incorporados recientemente. eLearning → slide.channel → Estadísticas.
EPIs Entregados
Albaranes stock.picking generados por incorporación. Filtrar por origen "PR-PRL-001 Onboarding". Verificar cobertura de equipos de protección.
Evaluaciones de Período de Prueba
hr.appraisal creadas por el plan. Seguimiento: confirmado en puesto / ampliación / no confirmado.
Arquitectura de Datos y Módulos
hr.employee es el registro maestro. El Plan de Actividades orquesta todos los módulos.
hr (Empleados)
REGISTRO MAESTRO CENTRAL
hr.employee (Empleado)
hr.contract (Contrato)
mail.activity.plan (Plan)
mail.activity (Actividades)
sign (Firma)
FIRMA ELECTRÓNICA eIDAS
sign.request (Solicitud)
sign.template (Plantillas)
res.users + portal
ACCESO AL SISTEMA
res.users (Usuario Odoo)
portal.mixin (Portal)
Flujos disparados
PUNTOS DE ENTRADA
hr.leave.allocation → PR-RH-002
hr.approval.request → PR-PRL-001
slide.channel → PR-RH-006
planning.slot → PR-OP-001
hr.appraisal → PR-RH-005
Lista de Verificación de Configuración
Pasos mínimos para que el Plan de Actividades funcione correctamente en Odoo 19.
1. Configurar el Plan de Actividades de Incorporación
Empleados → Configuración → Planes de Actividad → Incorporación. Completar los pasos con los tipos y asignaciones requeridas. La "Plan Date" se basa en la fecha de inicio del contrato.
2. Crear las plantillas de firma en Odoo Sign
Firma → Plantillas: "Contrato de Trabajo", "Manual del Empleado", "Política RGPD del Empleado" y "NDA / Cláusula de Confidencialidad" (si aplica). Activar trazabilidad eIDAS.
3. Verificar que los flujos disparados están operativos
Antes de la primera incorporación confirmar que PR-RH-002 (Ausencias), PR-PRL-001 (EPIs), PR-RH-006 (Formación), PR-OP-001 (Turnos) y PR-RH-005 (Evaluación) están activos y configurados.
4. Configurar Tipos de Ausencia con asignación requerida
Ausencias → Configuración → Tipos de Ausencia: Vacaciones Anuales, Asuntos Propios y Permisos de Convenio deben tener "Requires Allocation: Yes" para poder crear las asignaciones iniciales.
5. Planes departamentales si hay variaciones
Si Producción o Almacén tienen EPIs especiales, formación específica o turnos, crear un plan de actividades departamental que herede el plan general y añada los pasos extra del departamento.
6. Lanzar el plan desde la ficha del empleado
Una vez creada la ficha: Empleados → ficha → botón "Launch Plan" → seleccionar "Incorporación".
Marco Regulatorio — España (BOE)
El proceso de incorporación activa obligaciones legales específicas. Las regulaciones detalladas de cada flujo disparado (EPIs, Formación, Ausencias) están documentadas en sus respectivos procesos.
Art. 19 Ley 31/1995 · BOE-A-1995-24292
Formación en PRL Obligatoria desde la Contratación
- El empresario garantizará que cada trabajador reciba formación preventiva en el momento de su contratación
- La formación debe adaptarse a los riesgos del puesto y actualizarse cuando cambien las condiciones
- Debe impartirse dentro de la jornada laboral o descontarse del tiempo de trabajo
- Incumplimiento: infracción grave sancionable por la Inspección de Trabajo
- En Odoo: asignar slide.channel de PRL durante las fases de incorporación
RGPD Art. 13 + LOPDGDD · BOE-A-2018-16673
Información al Empleado sobre Tratamiento de sus Datos
- En el momento del alta, el empleado debe ser informado sobre el tratamiento de sus datos personales
- Debe informarse de: finalidad, base jurídica, derechos RGPD, plazo de conservación y destinatarios
- La firma de la "Política RGPD del Empleado" es la evidencia de cumplimiento
- Los datos del empleado requieren base jurídica (contrato laboral) y medidas de seguridad adecuadas
- En Odoo: plantilla Sign "Política RGPD del Empleado" solicitada en el Plan
RD 1424/2002 · Sistema RED · BOE-A-2002-19604
Alta en Seguridad Social — Antes del Inicio
- El alta del trabajador en la Seguridad Social debe realizarse antes del inicio de la prestación de servicios
- Plazo máximo: el día anterior a la fecha de inicio del contrato
- Se tramita a través del Sistema RED (SILTRA) de la Seguridad Social
- El contrato puede registrarse también a través del Sistema Contrat@
- El alta previa garantiza que el trabajador queda cubierto desde el primer momento
Recursos de Implementación
Entregables del kit de implementación para este flujo.
Plantilla de Importación
XLSX con la configuración del Plan de Actividades, documentos a firmar por puesto, checklist de verificación y datos maestros de las asignaciones iniciales de ausencias.
Descargar Plantilla
Documentación del Proceso
Documento Word SGC (PR-RH-001) con las 7 secciones normalizadas, regulación aplicable y guía paso a paso para configurar el Plan de Actividades en Odoo 19 Enterprise.
Descargar Documentación
Formulario de Diagnóstico
Cuestionario para identificar los documentos a firmar, formaciones obligatorias por puesto, tipos de EPIs y si se requieren planes departamentales específicos para el cliente.
Abrir Formulario