QMS-RH-010 — Desvinculación (Offboarding) de Empleados
Módulos: hr (Empleados) · hr.activity.plan (Plan Offboarding) ·
payroll (Nómina/Finiquito) · hr.contract (Contrato) ·
maintenance+fleet (Medios) ·
account (Contabilidad) · sign (Firma eIDAS) · res.users (Accesos TI)
· Sistema Enterprise · Localización España
Motivos de Baja — hr.departure.reason (Razón de Salida)
El campo departure_reason del expediente clasifica la baja y determina el tipo de finiquito, la indemnización y las obligaciones legales.
Despido / Extinción
fired
Disciplinario, causas objetivas o ERE. Puede generar indemnización según normativa legal.
Dimisión Voluntaria
resigned
Empleado comunica la baja con preaviso según convenio. Sin indemnización.
Jubilación
retired
Ordinaria, anticipada o parcial. Requiere notificación específica a la SS.
Fin de Contrato
contract_end
Carta de no renovación y preaviso aplicable. Conlleva la indemnización correspondiente al tipo de contrato temporal.
Necesidades Empresariales
Por qué la empresa necesita un proceso estructurado de desvinculación.
- Garantizar que ningún paso crítico queda sin ejecutar: devolución de medios, revocación de accesos, transferencia de conocimiento, finiquito pagado y expediente archivado.
- Cumplir las obligaciones legales: comunicación a la SS vía SILTRA, finiquito disponible el último día de trabajo y certificado de empresa para solicitar prestaciones.
- Gestionar la liquidación final con partes proporcionales (PP.EE., vacaciones no disfrutadas) e indemnización cuando corresponda.
- Revocar todos los accesos digitales: usuario corporativo, correo y sistemas externos, conforme a la normativa de protección de datos (LOPDGDD).
- Recuperar todos los medios de trabajo asignados al empleado: equipamiento, EPIs, flota y accesos, con firma eIDAS del acuse de devolución.
- Lanzar un Plan de Offboarding que genere automáticamente las tareas y las asigne al responsable correcto: manager, RRHH, TI o Almacén.
- Realizar la entrevista de salida para capturar el feedback del empleado y mejorar la retención futura.
- Archivar el expediente conservando la documentación durante los plazos legales de retención contable, fiscal y de seguridad social.
Capacidades de Aplicación
👆 Interactivo
Capa 1 Essential. Selecciona una tarjeta para resaltar la fase y los servicios relacionados.
Iniciar y Planificar
Registrar el motivo de baja, fijar la fecha efectiva y lanzar el plan de offboarding con tareas automáticas.
Obligaciones Laborales y SS
Carta de baja, preaviso, comunicación a la TGSS vía SILTRA y entrega del certificado de empresa.
Calcular y Pagar el Finiquito
Nómina de liquidación con proporcionales, indemnización, firma eIDAS y pago SEPA.
Revocar Accesos TI
Desactivar usuario corporativo, correo, VPN. Borrado seguro de dispositivos (LOPDGDD).
Recuperar Medios (MTI)
Devolución de todos los medios asignados y vehículos de empresa con firma del acuse.
Archivar y Cerrar
Archivar el expediente, enviar documentos al email privado y conservar la documentación legal.
Flujo Funcional — 6 Fases del Ciclo de Desvinculación
👆 Interactivo
Las 6 fases deben completarse antes de archivar el empleado. Medios (MTI) y Finiquito son las más críticas legalmente. Pulsa cualquier paso para ver modelos y lógica.
Fase 1 · Inicio y Plan
Comunicación de la baja, plan de actividades, carta y entrevista — RRHH
RRHH / Manager
Comunicar la Baja
hr.employee · reason
RRHH
Lanzar Plan Offboarding
hr.activity.plan · lanzar
RRHH
Carta Preaviso / Despido
sign.request · signed
RRHH
Entrevista de Salida
mail.activity · To-Do
Manager
Transferencia Conocimiento
mail.activity · asignada
Fase 2 · RRHH y SS
Obligaciones laborales y comunicación a la Seguridad Social — RRHH
RRHH
Cerrar Contrato
hr.contract · date_end
RRHH
Verificar Saldo Ausencias
hr.leave.allocation
RRHH / Gestor SS
Baja en SS (SILTRA)
Externo · TGSS
RRHH
Certificado de Empresa
hr.payslip · bases SS
Fase 3 · Finiquito y Pago
Nómina de liquidación, indemnización, firma eIDAS y pago — RRHH + Contabilidad
RRHH / Payroll
Nómina Finiquito
hr.payslip · Liquidación
RRHH / Asesoría
Registrar Indemnización
hr.payslip.input · INDEMN
Empleado firma
Firmar Finiquito eIDAS
sign.request · signed
Contabilidad
Pagar el Finiquito
account.payment · SEPA
Fase 4 · Accesos TI
Revocación de todos los accesos digitales y corporativos — Administrador + TI
Administrador
Desactivar Usuario
res.users · active=False
TI
Revocar Correo
Externo · Workspace/M365
TI
Revocar VPN/Apps
Externo · SSO / SaaS
TI / DPO
Borrado Seguro Dispositivos
Supresión datos (LOPDGDD)
Fase 5 · Medios MTI
Recuperación de todos los medios asignados — integración con flujo de Medios
RRHH
Lista de Medios
maintenance.equipment
RRHH
Solicitar Devolución MTI
hr.approval.request
Almacén / RRHH
Recoger e Inspeccionar
stock.picking · done
Empleado firma
Firma Acuse Devolución
sign.request · signed
RRHH / Flota
Desasignar Vehículo
fleet.vehicle · driver=False
Fase 6 · Archivo y Cierre
Verificar plan completo, enviar documentos y archivar el empleado — paso irreversible
RRHH
Verificar Plan Completo
mail.activity · done
RRHH
Enviar Documentos
Enlace acceso a documentos
RRHH
Archivar Expediente
hr.employee · active=False
RRHH / Legal
Conservar Documentación
ir.attachment · retención
Lógica de funcionamiento
Modelos Involucrados
Campos clave evaluados/modificados
Servicio Responsable
Servicios de Aplicación
👆 Interactivo
Capa 2 Essential: componentes técnicos funcionales. Selecciona una tarjeta superior para ver su relación.
Núcleo
Servicio Inicio y Plan Offboarding
- • Registro motivo de salida y fecha
- • Lanzamiento del Plan Offboarding
- • Generación automática de tareas
- • Entrevista y transferencia conocimiento
Núcleo
Servicio RRHH y Seguridad Social
- • Cierre de Contrato con fecha fin
- • Cálculo saldo de vacaciones pendientes
- • Baja en TGSS vía RED/SILTRA externa
- • Generación Certificado de Empresa
Núcleo
Servicio Finiquito y Pago
- • Nómina Liquidación (PP.EE. y vacaciones)
- • Indemnización como concepto de nómina
- • Finiquito firmado con certificado digital
- • Pago vía SEPA desde Contabilidad
Habilitador
Servicio Revocación Accesos TI
- • Desactivar Usuario del sistema
- • Revocar correo corporativo y calendarios
- • Revocar VPN, SSO y apps SaaS
- • Borrado seguro de dispositivos
Integración
Integración Medios Trabajo
- • Consulta de medios asignados al empleado
- • Generar Solicitud de Devolución MTI
- • Albarán de devolución con firma del acuse
- • Desasignación de vehículos de flota
Cierre
Servicio Archivo y Cumplimiento
- • Archivado del Empleado (irreversible)
- • Envío enlace documentos al email privado
- • Conservación para inspecciones
- • Análisis de rotación de personal
Vistas de Información (Reporting)
KPIs y vistas clave para controlar el proceso de desvinculación.
Empleados en Offboarding Activo
Empleados con fecha de salida próxima o reciente con tareas del plan pendientes. Vista de control principal para RRHH.
Medios Pendientes de Devolver
Equipamiento asignado a empleados ya archivados. Siempre debe ser cero para evitar riesgos legales y patrimoniales.
Finiquitos sin Pagar
Nóminas de liquidación validadas sin el pago contabilizado. Control para prevenir reclamaciones por retraso en el pago.
Usuarios Activos de Empleados Archivados
Usuarios de sistema activos vinculados a empleados archivados. Debe ser cero para mitigar riesgos de seguridad de la información.
Bajas por Motivo y Departamento
Razón de salida agrupada por departamento y periodo temporal. Base analítica para comprender y reducir la rotación de personal.
Tiempo Medio de Offboarding
Métrica de eficiencia que evalúa si el proceso de cierre y revocación de accesos se completa en el plazo objetivo establecido por la empresa.
Arquitectura de Datos y Módulos
El registro del empleado es el eje central de este proceso transversal a múltiples departamentos.
hr (Empleados)
REGISTRO MAESTRO CENTRAL
hr.employee · departure_reason
hr.activity.plan · Plan de tareas
hr.contract · date_end
payroll (Nómina)
FINIQUITO Y LIQUIDACIÓN
hr.payslip · Liquidación Final
hr.payslip.input · Indemnización
hr.salary.rule
hr.leave (Ausencias)
SALDO DE VACACIONES
hr.leave.allocation
hr.leave · Cancelar ausencias
maintenance + fleet
GESTIÓN DE MEDIOS (MTI)
maintenance.equipment
fleet.vehicle · driver_id=False
stock.picking · Devolución
res.users + mail
ACCESOS Y TAREAS TI
res.users · active=False
mail.activity · Tareas del plan
account + sign
PAGO Y FIRMA DIGITAL
account.payment · Pago SEPA
sign.request · Firma eIDAS
ir.attachment · Archivo
Lista de Verificación — Antes de Archivar el Empleado
Verificar TODOS estos puntos críticos antes del archivado final del registro en el sistema.
1. Finiquito calculado, firmado y pagado
Nómina de liquidación final validada. Finiquito firmado electrónicamente. Pago ejecutado. Certificado de retenciones IRPF generado.
2. Todos los medios (MTI) devueltos y firmados
Desasignación de todos los equipos y vehículos. Acuse de devolución firmado digitalmente por el empleado.
3. Accesos TI completamente revocados
Usuario del sistema desactivado. Correo corporativo eliminado/redirigido. VPN y SSO revocados. Dispositivos formateados con borrado seguro.
4. Baja en Seguridad Social tramitada
Baja comunicada a TGSS vía SILTRA dentro del plazo legal de 3 días naturales. Contrato cerrado en el sistema con fecha de fin.
5. Todas las tareas del plan completadas
Todas las actividades del plan de offboarding marcadas como hechas. Entrevista de salida y transferencia de conocimiento finalizadas.
6. Documentación legal conservada
Contrato, nóminas, finiquito y acuses archivados correctamente para cumplir los plazos de conservación documental y fiscal vigentes.
Marco Regulatorio — España (BOE)
La desvinculación impacta en el Derecho Laboral (ET), la Seguridad Social (LGSS), la fiscalidad del finiquito e indemnización (LIRPF), la protección de datos al devolver dispositivos (LOPDGDD) y la validez de la firma electrónica. El incumplimiento de los plazos puede generar recargos sustanciales y reclamaciones laborales.
ET Arts. 49-56
Causas de Extinción del Contrato y Finiquito
- Dimisión, despido disciplinario, causas objetivas, fin de contrato temporal.
- Finiquito debe incluir salarios pendientes, partes proporcionales de pagas extra y vacaciones no disfrutadas.
- Despido improcedente: indemnización legal correspondiente según antigüedad y límites legales.
- Causas objetivas: indemnización legal con puesta a disposición simultánea al preaviso.
LGSS Arts. 209-210
Baja en Seguridad Social y Cotización
- Comunicar la baja a la TGSS vía RED/SILTRA en máximo 3 días naturales desde la fecha efectiva de cese.
- El retraso en la comunicación genera recargo de cuotas variables según el tiempo transcurrido.
- Certificado de empresa debe emitirse en el momento de la baja para que el trabajador solicite la prestación.
- Aplica la cotización adicional de solidaridad en la liquidación final para salarios superiores al tope máximo.
LIRPF Art. 7.e
Fiscalidad del Finiquito y la Indemnización
- Salarios del finiquito (PP.EE. y vacaciones) tributan íntegramente como rendimiento del trabajo en el IRPF.
- Indemnizaciones por despido improcedente exentas de IRPF hasta el límite legal establecido por normativa.
- Exceso sobre el límite: rendimiento del trabajo sujeto a la reducción por rendimiento irregular aplicable.
- La empresa debe practicar la retención correcta e incluirlo en la declaración anual correspondiente.
LOPDGDD Art. 17 + RGPD
Datos Personales y Borrado Seguro
- Al cesar la relación el empleado puede ejercer el derecho de supresión sobre sus datos personales.
- Los datos para obligaciones legales se conservan durante los plazos establecidos aunque se solicite la supresión.
- Dispositivos corporativos devueltos deben formatearse con borrado seguro antes de reasignarse.
- Documentar el proceso de borrado en el registro de actividades de tratamiento de la compañía.
ET Art. 15 + Art. 59
Preaviso y Conservación Documental
- Contratos temporales de cierta duración exigen a la empresa avisar con los días de antelación estipulados en convenio.
- Incumplimiento del preaviso genera compensación económica equivalente a los días incumplidos.
- Dimisión voluntaria: el empleado debe respetar el plazo de preaviso marcado por el convenio colectivo.
- Acciones laborales prescriben al año. Documentación SS y fiscal debe conservarse durante los años exigidos legalmente.
Ley 59/2003 Firma Electrónica
Validez Legal del Finiquito Electrónico
- La firma electrónica (eIDAS) tiene plena validez jurídica para formalizar el finiquito y los acuses de devolución.
- El certificado digital integrado tiene la misma validez probatoria que la firma manuscrita en formato físico.
- El empleado mantiene su derecho a firmar el documento con "reserva de acciones" o "no conforme".
- Archivar el documento firmado digitalmente en el expediente del empleado garantiza su trazabilidad legal.
Recursos de Implementación
Entregables del kit de implementación para QMS-RH-010.
Plantilla de Datos Maestros
XLSX con checklist de offboarding por tipo de baja, plan de actividades configurado, calculadora orientativa y plazos legales estandarizados.
Descargar Plantilla
Documentación del Proceso SGC
Documento Word normalizado (QMS-RH-010 v1.0) con las 6 secciones SGC: control documental, arquitectura del proceso, actividades y marco regulatorio completo.
Descargar Documentación
Formulario de Diagnóstico
Cuestionario para identificar los tipos de baja habituales, el convenio colectivo aplicable, cláusulas especiales y el nivel de integración TI.
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