← Volver al Mapa de Procesos
Modelado — Gestión de Medios de Trabajo Individuales (MTI)
Cubre: EPIs · Equipamiento duradero · Consumibles · Flota · Accesos · Mobiliario ·
Módulos: maintenance · stock · purchase ·
hr · fleet · approvals · sign · studio · Odoo 19 Enterprise
Configuración
Compra y Recepción
Solicitud y Entrega
Intervención Técnica
Devolución y Cambio
Baja / Scrap
Studio (vinculación)
Categorías de Medios de Trabajo Individual — Alcance
Todos los medios individuales asignados a un empleado. Cada categoría usa modelos Odoo distintos según su naturaleza.
EPIs
stock.lot + sign
Casco, guantes, calzado, ropa, gafas, protector auditivo · marcado CE obligatorio
Equipamiento Duradero
maintenance.equipment
Portátil, móvil, tablet, herramientas, equipos de medida
Consumibles
stock.picking
Material oficina, cartuchos, uniformes, fungibles · sin retorno
Flota / Vehículos
fleet.vehicle
Coche de empresa, furgoneta, tarjeta combustible, moto
Accesos y Mobiliario
maintenance.equipment
Badge, tarjeta SIM, llave, silla ergonómica, armario
Vinculación Aprobaciones → Inventario (Odoo Studio requerido):
Odoo no vincula nativamente el módulo de Aprobaciones (hr.approval.request) con Inventario (stock.picking). La integración se implementa con Studio: se añade un campo
picking_id Many2one en hr.approval.request y se configura una Acción Automatizada que al pasar a request_status = approved crea automáticamente el stock.picking de entrega o devolución con los medios indicados en la solicitud. Aplica a: Solicitud de Entrega, Cambio y Devolución.
Necesidades Empresariales
Por qué la empresa necesita gestionar todos los medios de trabajo individuales en un único flujo estructurado.
- Unificar EPIs, equipamiento, consumibles, flota y accesos bajo un único modelo de gestión con trazabilidad completa por empleado, número de serie, lote y fecha de caducidad.
- Configurar correctamente la jerarquía de productos, ubicaciones, rutas, tipos de operación y tipos de solicitud antes de activar los flujos operativos.
- Gestionar la compra y recepción de medios con control de stock, reglas de reabastecimiento automático y estrategia FEFO para EPIs con fecha de caducidad.
- Formalizar cada entrega: solicitud con aprobación previa (manager + RRHH/PRL), generación automática del albarán via Studio, preparación, embalaje en paquetes y firma electrónica eIDAS del receptor.
- Gestionar las intervenciones técnicas (mantenimiento preventivo, reparación correctiva, calibración) mediante solicitud previa, con derivación al flujo técnico externo correspondiente y reintegro posterior al empleado.
- Formalizar la devolución y el cambio de medios: inspección del estado, decisión de destino (restock / reparación / scrap) y firma electrónica del acuse de devolución.
- Registrar la baja definitiva: pérdida, rotura irreparable o amortización, con stock.scrap documentado y desasignación de la ficha del empleado.
- Cumplir la normativa: RD 773/1997 (EPIs con marcado CE, registro de entregas firmadas), Art. 26.4 ET (responsabilidad del empleado) y Arts. 42-43 LIRPF (retribución en especie).
Capacidades de Aplicación
Interactivo
Capa 1 EA. Pulsa para resaltar el subflujo y los servicios relacionados.
Configurar el Sistema de Medios de Trabajo
Tipos de producto, ubicaciones, rutas, tipos de solicitud y vinculaciones Studio.
Comprar, Recepcionar y Almacenar Medios
Pedido a proveedor, recepción con lote/serie/caducidad, stock mínimo y reabastecimiento automático.
Solicitar, Aprobar y Entregar Medios
Solicitud por empleado o manager, aprobación, generación automática del albarán via Studio y firma del receptor.
Gestionar Intervenciones Técnicas
Solicitud de mantenimiento, reparación o calibración; derivación al flujo técnico y reintegro posterior.
Devolver y Cambiar Medios
Solicitud de devolución o cambio, inspección, decisión de destino y firma del acuse de devolución.
Gestionar Bajas, Pérdidas y Scrap
Declarar incidencia, registrar scrap en inventario y desasignar de la ficha del empleado.
Flujos Funcionales — Ciclo Completo del Medio de Trabajo Individual
Interactivo
5 subflujos independientes que comparten el mismo registro maestro hr.employee. Los subflujos C, D y E requieren siempre una solicitud de aprobación previa antes de ejecutarse. Pulsa cualquier paso para ver modelos, campos y lógica exacta.
A · Configuración
Prerequisito de todos los demás subflujos — se ejecuta una vez al implementar o cuando cambia la normativa
Admin / Inventario
Configurar Tipos de Producto
product.template · tracking
Inventario · Config
Admin / Mantenimiento
Configurar Equipamiento y Activos
maintenance.equipment.category
Mantenimiento · Config
Admin / Inventario
Crear Ubicaciones y Rutas
stock.location · stock.route
Inventario · Config
Admin / Inventario
Tipos de Operación
stock.picking.type
Inventario · Entrega/Dev. MTI
Admin / RRHH
Tipos de Solicitud de Aprobación
hr.approval.category
Aprobaciones · Config
Admin · Studio
Vincular Aprobación → Stock
picking_id · Acción Automatizada
Studio · Acción server
Admin / RRHH
Configurar Flota y Vehículos
fleet.vehicle.model · fleet.vehicle
Flota · Config
Admin · Firma
Plantillas de Firma
sign.template · Entrega / Dev.
Sign · Configuración
B · Compra y Recepción
Abastecimiento del almacén de medios — se ejecuta periódicamente o al detectar stock bajo el mínimo
Sistema automático
Detectar Stock Bajo Mínimo
stock.warehouse.orderpoint
Inventario · Reabastecimiento
Compras / PRL / RRHH
Crear Pedido de Compra
purchase.order · draft → purchase
Compras
Almacén / PRL
Recepcionar y Registrar Lotes
stock.picking · done + stock.lot
Inventario · Recepción
Almacén / PRL
Ubicar y Controlar Stock
stock.quant · WH/MTI
Inventario · Almacenamiento
Almacén / Mantenimiento
Registrar Equipos Duraderos
maintenance.equipment · new
Mantenimiento
C · Solicitud y Entrega
Asignación de medios al empleado — requiere solicitud de aprobación previa antes de generar la entrega
Requiere solicitud aprobada
Empleado / Manager
Solicitar Medio de Trabajo
hr.approval.request · draft → pending
Aprobaciones
Manager / RRHH / PRL
Aprobar o Rechazar Solicitud
hr.approval.request · approved / refused
Aprobaciones
Studio · Sistema
Generar Albarán Automáticamente
stock.picking · draft (vía Studio)
Studio · Acción server
Almacén / PRL
Preparar y Empaquetar
stock.picking · ready · quant.package
Inventario · FEFO para EPIs
Empleado
Firmar Acuse de Recibo
sign.request · signed
Sign · eIDAS
Almacén / RRHH
Validar Entrega y Asignar
stock.picking · done · employee_id / driver_id
Inventario · hr · fleet
D · Intervención Técnica
Mantenimiento preventivo, reparación correctiva o calibración — requiere solicitud previa; los flujos externos se gestionan en PR-MNT-001/002/003
Requiere solicitud aprobada
Empleado / RRHH
Solicitar Intervención Técnica
hr.approval.request · draft → pending
Aprobaciones
Manager / RRHH
Aprobar y Programar
hr.approval.request · approved
Aprobaciones
Técnico → PR-MNT-001
Mantenimiento Preventivo
maintenance.request · preventive
→ Flujo Externo PR-MNT-001
Técnico → PR-MNT-002
Reparación Correctiva
maintenance.request · corrective
→ Flujo Externo PR-MNT-002
Técnico → PR-MNT-003
Calibración Periódica
maintenance.request · calibration
→ Flujo Externo PR-MNT-003
Almacén / RRHH
Reintegrar al Empleado o al Stock
maintenance.equipment · available / employee_id
Mantenimiento · hr
E · Devolución, Cambio y Baja
Recuperación de medios por baja laboral, cambio de puesto, avería o fin de vida útil — requiere solicitud previa
Requiere solicitud aprobada
RRHH / Empleado
Solicitar Devolución o Cambio
hr.approval.request · draft → pending
Aprobaciones / Offboarding
Manager / RRHH
Aprobar y Programar Recogida
hr.approval.request · approved
Aprobaciones
Studio · Sistema
Generar Albarán de Devolución
stock.picking · return (vía Studio)
Studio · Acción server
Almacén / RRHH
Recepcionar e Inspeccionar
stock.picking · done · estado OK/avería/baja
Inventario · Inspección
Empleado
Firmar Acuse de Devolución
sign.request · signed
Sign · eIDAS
Almacén
Decidir Destino
stock / reparación / cambio / scrap
Inventario · Decisión
Almacén / Contabilidad
Registrar Scrap y Dar de Baja
stock.scrap · done · employee_id=False
Inventario · Desecho
Lógica de funcionamiento
Modelos Odoo
Campos clave
Servicio responsable (Capa 2)
Servicios de Aplicación
Interactivo
Capa 2 EA. Pulsa para ver los subflujos relacionados.
Configuración
Servicio de Configuración del Sistema MTI
- Tipos de producto: por lote/serie, con caducidad
- Categorías de equipo en maintenance.equipment
- Ubicaciones WH/MTI, MTI-Entregados, Virtual/Scrap
- Tipos de operación: Entrega MTI, Devolución MTI
- Tipos de solicitud en hr.approval.category
- Vinculación Studio: picking_id + Acción Automatizada
Núcleo
Servicio de Compra y Recepción (purchase + stock)
- Pedidos de compra al proveedor de medios
- Recepción con registro de lote, serie y caducidad
- Estrategia FEFO para EPIs con fecha de caducidad
- Reglas de reabastecimiento automático (orderpoint)
- Alta en maintenance.equipment para equipos duraderos
Núcleo
Servicio de Solicitud y Entrega (approvals + stock + sign)
- Solicitud con aprobación multinivel (manager + RRHH)
- Generación automática del albarán vía Studio
- Embalaje en paquetes identificados por empleado
- Firma electrónica eIDAS del acuse de recibo
- Asignación en maintenance.equipment o fleet.vehicle
Integración
Servicio de Intervención Técnica (maintenance)
- Solicitud de intervención con aprobación previa
- Crea maintenance.request y la deriva al flujo externo
- → PR-MNT-001: Mantenimiento Preventivo
- → PR-MNT-002: Reparación Correctiva
- → PR-MNT-003: Calibración Periódica
- Reintegro al empleado o al stock tras la intervención
Núcleo
Servicio de Devolución y Cambio (stock + sign)
- Solicitud de devolución con aprobación previa
- Generación automática del albarán de devolución vía Studio
- Inspección del estado con registro en el chatter
- Firma electrónica eIDAS del acuse de devolución
- Decisión de destino: restock / reparación / cambio / scrap
Análisis
Servicio de Baja y Control Documental (stock + sign)
- Declaración de pérdida o rotura con trazabilidad
- stock.scrap: baja definitiva con motivo registrado
- Cierre del número de serie (lot/serial) como "dado de baja"
- Desasignación de la ficha del empleado (employee_id = False)
- Alertas de caducidad y vida útil para EPIs
Vistas de Información y Reporting
KPIs y vistas disponibles en Odoo 19 para el control del ciclo completo de medios de trabajo.
Medios Asignados por Empleado
hr.employee → smart button "Equipamiento": vista Kanban de todos los medios activos con estado, solicitudes de mantenimiento abiertas y fecha de asignación.
Stock de MTI por Tipo y Estado
Inventario en tiempo real en WH/MTI vs. nivel mínimo. Filtra por categoría (EPIs, equipamiento, consumibles). Identifica medios disponibles para entrega.
EPIs Próximos a Caducar o Retirar
Lotes con expiration_date o removal_date en los próximos 30/60/90 días. Agrupados por EPI y empleado asignado. Base del plan de recambio de PRL.
Solicitudes por Estado y Tipo
hr.approval.request filtradas por tipo MTI: pendientes / aprobadas sin entrega / en intervención técnica / devoluciones pendientes. KPI: tiempo medio de resolución.
Devoluciones Pendientes en Bajas Laborales
Empleados en offboarding con medios aún asignados en maintenance.equipment o fleet.vehicle. Crítico: ningún activo debe salir sin devolución documentada.
Coste Total de Medios por Empleado
Coste de stock.move (entregas) + fleet.vehicle (posesión). Base para el análisis de compensación total y para la gestión de retribución en especie (IRPF).
Arquitectura de Datos y Módulos
hr.employee es el registro central. Los medios se gestionan en 4 modelos distintos según su naturaleza.
hr (Empleados)
REGISTRO MAESTRO CENTRAL
hr.employee (Empleado)
Smart button Equipamiento
hr.approval.request (Solicitudes)
hr.approval.category (Tipos)
maintenance (Mantenimiento)
EQUIPAMIENTO DURADERO
maintenance.equipment (Equipo)
employee_id (Asignado a)
maintenance.equipment.category
maintenance.request (→ flujos externos)
stock (Inventario)
MOVIMIENTOS Y CONSUMIBLES
stock.picking (Albarán)
stock.move.line (con lote/serie)
stock.lot (Lote + caducidad)
stock.quant.package (Paquete)
stock.scrap (Baja)
stock.warehouse.orderpoint
fleet (Flota)
VEHÍCULOS DE EMPRESA
fleet.vehicle (Vehículo)
driver_id (Conductor)
fleet.vehicle.model
Alertas vencimiento contrato/ITV
sign + purchase
FIRMA Y COMPRA
sign.request (Acuse recibo/dev.)
sign.template (Plantillas MTI)
purchase.order (Compra medios)
ir.attachment (PDFs archivados)
Studio (Vinculación)
REQUIERE LICENCIA ENTERPRISE
picking_id Many2one en hr.approval.request
Acción Automatizada: on approved
Crea stock.picking Entrega MTI
Crea stock.picking Devolución MTI
Lista de Verificación de Configuración
Pasos obligatorios en orden antes de activar los flujos operativos (subflujos B–E).
1. Activar módulos y funcionalidades de inventario
Inventario → Ajustes: activar "Ubicaciones de almacenamiento", "Rutas múltiples", "Paquetes", "Números de lote y serie" y "Fechas de vencimiento". Instalar módulos maintenance, fleet y sign.
2. Crear tipos de producto por categoría de medio
Portátiles, herramientas y equipos de medida: tracking = por número de serie. EPIs: tracking = por lote con fecha de caducidad. Consumibles: sin trazabilidad. Asignar categoría de producto.
3. Crear categorías en maintenance.equipment
Mantenimiento → Configuración → Categorías de equipo: Equipamiento TI, Herramientas, Equipos de Medida, Accesos y Credenciales, Mobiliario. Asignar equipo de mantenimiento por categoría.
4. Crear ubicaciones y tipos de operación
Ubicaciones: WH/MTI (interna), MTI-Entregados (interna/virtual), Virtual/Scrap. Tipos de operación: "Entrega MTI" (WH/MTI → MTI-Entregados, con firma y paquetes) y "Devolución MTI" (MTI-Entregados → WH/MTI).
5. Configurar tipos de aprobación en hr.approval.category
Crear: "Solicitud MTI" (Nuevo medio), "Cambio de MTI", "Devolución MTI", "Intervención Técnica MTI" y "Incidencia MTI (Pérdida/Rotura)". Configurar aprobadores y niveles por tipo.
6. Implementar la vinculación Studio
Añadir campo picking_id (Many2one → stock.picking) en hr.approval.request. Crear dos Acciones Automatizadas: una para Entrega MTI (al aprobar "Solicitud MTI") y otra para Devolución MTI (al aprobar "Devolución MTI").
7. Crear plantillas de firma en Odoo Sign
Crear: "Acuse de Recibo — MTI" y "Acuse de Devolución — MTI". Incluir: identificación del medio (nombre, S/N o matrícula), estado, condiciones de uso, cláusula RGPD para equipos con datos y firma del empleado.
8. Verificar reglas de reabastecimiento y FEFO
Configurar stock.warehouse.orderpoint para EPIs y consumibles con cantidades mínimas. Activar estrategia FEFO en WH/MTI para que las salidas de EPIs respeten siempre el orden de caducidad.
Marco Regulatorio — España (BOE)
La gestión de medios de trabajo individuales tiene implicaciones en materia de prevención de riesgos laborales (EPIs), fiscalidad de la retribución en especie (flota y equipos con uso mixto) y responsabilidad del empleado por deterioro o pérdida. La Inspección de Trabajo puede sancionar el incumplimiento del suministro de EPIs con multas de hasta 819.780 €.
RD 773/1997 + Ley 31/1995 Art. 17 · BOE-A-1997-8670
EPIs — Suministro Gratuito, Marcado CE y Registro de Entregas
- El empresario debe suministrar gratuitamente los EPIs adecuados al riesgo de cada puesto; deben tener marcado CE válido
- La empresa debe mantener un inventario actualizado y registrar cada entrega con firma del receptor
- Los EPIs deben sustituirse cuando caduquen, se deterioren o superen su vida útil
- Incumplimiento: infracción grave (2.046 € a 40.985 €) o muy grave hasta 819.780 €
- En Odoo: la firma eIDAS del acuse de recibo (sign.request) es la evidencia legal del suministro
Art. 26.4 + Art. 54.2.f ET · BOE-A-2015-11430
Responsabilidad del Empleado sobre los Medios
- El empresario puede descontar de la nómina los daños causados por dolo o negligencia grave del empleado
- El deterioro grave de bienes de la empresa puede ser causa de despido disciplinario (Art. 54.2.f ET)
- La empresa debe acreditar la entrega y las condiciones de uso aceptadas para poder reclamar al empleado
- El acuse de recibo firmado (sign.request) es la evidencia que ampara cualquier reclamación posterior
- El acuse de devolución firmado libera al empleado de la responsabilidad sobre el bien devuelto
LIRPF Arts. 42-43 RDLeg 35/2006 · BOE-A-2006-20764
Retribución en Especie — Fiscalidad de Medios con Uso Mixto
- El vehículo de empresa usado para fines privados tributa como retribución en especie en el IRPF del empleado
- El ordenador, móvil y tablet están exentos si el uso es exclusivamente laboral; el uso mixto tributa en la parte privada
- La empresa está obligada a declarar las retribuciones en especie en el Modelo 190 anual ante la AEAT
- En Odoo: fleet.vehicle gestiona el uso mixto del vehículo; el importe de retribución en especie se incluye como hr.payslip.input en la nómina
RGPD Art. 5 + LOPDGDD Art. 87 · BOE-A-2018-16673
Equipos con Datos Personales — Borrado Seguro en Devolución
- Los equipos informáticos (portátiles, tablets, móviles) pueden contener datos personales de empleados y terceros sujetos al RGPD
- Al devolver un equipo, la empresa debe garantizar el borrado seguro de los datos antes de reasignar el dispositivo
- La empresa puede monitorizar el uso de equipos corporativos, pero debe informar previamente al empleado (cláusula en el acuse de recibo)
- En Odoo: incluir en la plantilla Sign del acuse de recibo la cláusula de uso aceptable y política de privacidad de dispositivos corporativos
Ley 31/1995 Art. 23 · BOE-A-1995-24292
Obligación de Documentar el Suministro de EPIs
- Registro obligatorio de todos los EPIs entregados con la firma del trabajador receptor
- El registro debe incluir: EPI entregado, cantidad, fecha de entrega y firma del trabajador
- Registrar las fechas de caducidad y vida útil de cada EPI en servicio
- Documentación disponible para la Inspección de Trabajo cuando se solicite
- En Odoo: el albarán de entrega (stock.picking) con la firma eIDAS del empleado cumple esta obligación
RD 1407/1992 · BOE-A-1992-24952
Certificación CE y Vida Útil de los EPIs
- Todo EPI debe tener marcado CE válido antes de su entrega; debe ir acompañado de instrucciones en español
- EPIs de categoría III (caídas, químicos, radiaciones) requieren certificado de organismo notificado
- EPIs con CE caducado o sin CE no pueden seguir en uso: baja obligatoria inmediata
- La empresa debe verificar la validez del certificado CE al adquirir los EPIs
- En Odoo: el campo expiration_date del lote (stock.lot) gestiona la fecha de caducidad del CE y activa alertas automáticas
Recursos de Implementación
Entregables del kit de implementación para este flujo unificado.
Plantilla de Datos Maestros
XLSX con catálogo de medios por categoría, tipos de solicitud, ubicaciones, reglas de reabastecimiento, configuración de lotes y caducidades para EPIs.
Descargar Plantilla
Documentación del Proceso
Documento Word SGC (PR-LOG-001) con las 7 secciones normalizadas, regulación aplicable (EPIs + IRPF + RGPD) y guía de configuración Studio en Odoo 19.
Descargar Documentación
Formulario de Diagnóstico
Cuestionario para identificar categorías de medios, volumen de asignaciones, si hay flota, equipos de medida que requieren calibración y necesidades de firma electrónica.
Próximamente