Deshidratados Habana
Deshidratados Habana SURL (DH) es una empresa cubana que se especializa en la producción y comercialización de productos deshidratados de alta calidad. A través de un proceso eficiente de fabricación, DH transforma materias primas locales en productos deshidratados que son distribuidos tanto a nivel nacional como internacional. La empresa opera con una estructura diversificada, que incluye puntos de venta físicos, ventas ambulantes, productos en consignación y colaboraciones con socios estratégicos. Su misión es ofrecer productos saludables, sostenibles y accesibles, mientras optimiza sus procesos de producción y comercialización para mantenerse competitiva en el mercado.
Desafíos convertidos en oportunidades de digitalización
Deshidratados Habana enfrentaba desafíos relacionados con la naturaleza de su operación, lo que motivó la búsqueda de una solución digital para mejorar su gestión:
- Gestión de inventarios y compras: Con múltiples almacenes y puntos de venta, DH debe gestionar grandes volúmenes de materias primas, productos terminados e insumos. La caducidad de las materias primas, también exige un control riguroso de inventarios y planificación de compras eficientes para evitar pérdidas.
- Producción y subcontratación: El proceso productivo de DH incluye tanto producción interna como subcontratación, donde los contratistas reciben materias primas y devuelven productos terminados. Esta relación debe gestionarse con precisión para garantizar el suministro adecuado de insumos y la entrega puntual de productos de calidad.
- Diversidad de canales comerciales: DH vende a través de diversos canales, como puntos de venta, ventas ambulantes, productos en consignación y colaboraciones con socios comerciales. Esto genera desafíos en la gestión de inventarios dispersos y en la sincronización de las ventas en tiempo real.
- Personal limitado y movilidad: Con un equipo reducido y distribuido en varias ubicaciones, DH necesitaba una solución que permitiera el acceso remoto y en tiempo real a la información crítica para la toma de decisiones, tanto para la gestión de inventarios como para el seguimiento de ventas y producción.
- Gestión financiera: DH necesitaba una solución para gestionar cuentas por cobrar y pagar, seguimiento de deudores, conciliaciones bancarias y automatización de los cobros/pagos. La falta de visibilidad en estas áreas afectaba su flujo de caja y la eficiencia en la gestión financiera.
Premisas clave para el éxito en la implementación de Odoo
Deshidratados Habana contactó a Osonu con el objetivo de digitalizar su gestión interna y mejorar sus procesos mediante la implementación de Odoo. Buscando una solución integral que les permitiera optimizar la producción, ventas y gestión de inventarios, DH decidió apostar por Odoo, una plataforma ERP de reconocimiento internacional.
Odoo es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de origen belga, creado en 2005 por Fabien Pinckaers. Desde sus inicios, ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta flexible y robusta, utilizada por empresas en todo el mundo. Su arquitectura modular permite a las organizaciones gestionar todos sus procesos clave, desde ventas y contabilidad hasta inventario y producción, dentro de una plataforma única. Además, Odoo está respaldado por una comunidad global de programadores, consultores y usuarios que contribuyen activamente a su desarrollo. Esta comunidad garantiza que Odoo esté continuamente actualizado, adoptando las mejores prácticas de gestión empresarial y adaptándose a las tendencias del mercado.
Implementar Odoo en nuestra empresa es la decisión estratégica más importante que hemos tomado en los últimos años. Luego de navegar a través de otros sistemas contables disponibles en Cuba, hemos encontrado en Odoo la solución perfecta para una gestión simple de procesos complejos.
Con este enfoque, se definieron las siguientes premisas clave para la implementación del proyecto en DH:
- Compromiso del equipo consultor: El equipo de Osonu, con un profundo conocimiento de los procesos de DH, ayudó a identificar las áreas críticas a mejorar y adaptó la solución de Odoo a las necesidades específicas de la empresa.
- Reconocimiento de las capacidades de Odoo: DH reconoció las capacidades globales de Odoo y la necesidad de adaptar sus procesos para aprovechar las mejores prácticas internacionales que ofrece la plataforma.
- Dedicación estratégica del equipo de DH: El equipo de DH dedicó tiempo y recursos a la implementación, viéndola como una inversión estratégica a largo plazo.
- Preparación del equipo: El equipo de DH accedió a cursos de entrenamiento online para entender la estructura de funcionamiento de Odoo y los flujos relacionados con la digitalización de empresas de producción. Ver curso completo aquí
Bajo estas premisas se inició un proyecto de implementación de Odoo Enterprise en su versión 17 Online.
Tres meses de cambio y evolución digital en Deshidratados Habana
El proyecto de implementación de Odoo en DH se desarrolló en un periodo de tres meses. Durante este tiempo, el equipo de Osonu desplegó los siguientes módulos: Contacto, CRM, Ventas, Punto de Venta, Compras, Inventario, Producción, Información, Facturación y Finanzas. Estos módulos se implementaron de manera integral para optimizar los procesos de ventas, compras, inventarios, producción y gestión financiera.
El primer mes se dedicó a la recopilación de información de los procesos actuales de DH y la configuración inicial del sistema Odoo. Para este levantamiento de información, el equipo de Osonu desarrolló plantillas específicas para la importación de datos de DH en el sistema, asegurando que toda la información relevante estuviera organizada y lista para ser migrada. También se documentaron los acuerdos de diseño con la empresa para garantizar que las configuraciones estuvieran alineadas con los objetivos estratégicos de DH.
Durante el segundo mes, se realizaron sesiones de entrenamiento con el equipo de DH y se validó el sistema en un entorno de prueba. Este proceso permitió hacer ajustes a la configuración inicial y afinar los detalles antes de la puesta en marcha. Paralelamente, DH comenzó a recopilar y preparar la información transaccional histórica para la carga inicial.
El tercer mes estuvo enfocado en la carga de datos inicial y el lanzamiento del sistema en vivo. Durante este tiempo, se brindó soporte continuo y se crearon manuales y video tutoriales que se almacenaron en el módulo de Información para referencia futura.
Levantamiento
Estructuración de la información de DH en base al modelo de referencia de Odoo
Configuración
Personalización del sistema en base a la información de DH. Entrenamiento y validaciones
Despliegue
Carga de datos iniciales, puesta en marcha del sistema. Acompañamiento y soporte
Crear videos personalizados para resolver sus dudas e integrarlos en el sistema ERP Odoo fue especialmente gratificante, ya que estos recursos ahora forman parte de su repositorio de conocimiento. Saber que los nuevos empleados podrán capacitarse con estas herramientas me llena de satisfacción, ya que el impacto de este proyecto seguirá contribuyendo al crecimiento de la empresa.
Resultados que impulsan la productividad y el control en DH
Los módulos desplegados durante la implementación trajeron los siguientes beneficios específicos:
- Contacto: Centralizó la información de clientes, proveedores, socios y empleados, lo que facilitó la comunicación y gestión de relaciones comerciales.
- Ventas: Facilitó la creación de cotizaciones y gestionó tarifas diferenciadas para los distintos segmentos de clientes. Automatizó la generación de órdenes de venta, reduciendo los errores manuales y acelerando el proceso.
- Punto de Venta: Integrado con los puntos de venta físicos y ventas ambulantes, permitió registrar las ventas en tiempo real, actualizar los inventarios y reportar los cobros recibidos.
- Compras: Mejoró la gestión de proveedores y automatizó el proceso de recepción de productos en el inventario, asegurando un control más preciso de las entradas de mercancía.
- Inventario: Permitió una visibilidad total del inventario, desde la recepción de materias primas hasta la entrega de productos terminados, facilitando el control de productos en distintas ubicaciones.
- Producción: A través de la configuración de recetas, este módulo permitió convertir materias primas en productos deshidratados, asegurando un control preciso sobre el proceso de producción y los costos asociados.
- Contabilidad: Automatizó la generación de facturas, cobros y pagos, y facilitó el seguimiento de deudores, así como las conciliaciones bancarias. Todo ello ha contribuido a mejorar la visibilidad del flujo de caja.
- Información: Este módulo fue utilizado para almacenar manuales, procedimientos y videos tutoriales, permitiendo una gestión colaborativa del conocimiento organizacional.
- Tableros: Se personalizaron por usuario los indicadores operativos y de resultados que cada rol debe supervisar, permitiendo el control operativo en tiempo real, previsión de resultados y toma de decisiones oportunas.
Beneficios esenciales de Odoo en la nueva era de DH
Odoo ha transformado completamente nuestra gestión, permitiéndonos responder de manera más rápida y eficiente a nuestros clientes, con un control absoluto de nuestras finanzas e inventarios en tiempo real. A pesar de no haber explorado aún todas las posibilidades del sistema, los beneficios en planificación, organización y estadísticas han sido extraordinarios, ordenando todos los aspectos de nuestra operación
Con la implementación de Odoo, DH logró transformar significativamente su operación:
- Acceso remoto y en tiempo real: El equipo de DH puede operar desde cualquier lugar utilizando dispositivos móviles o portátiles. Esto ha mejorado la eficiencia y la capacidad de respuesta, permitiendo una gestión efectiva de ventas, inventarios y producción desde cualquier ubicación.
- Automatización de ventas e inventarios: Los vendedores pueden registrar sus ventas en tiempo real, lo que ha permitido una mejor coordinación de las entregas y estimación de la demanda.
- Gestión financiera automatizada: La integración del módulo de facturación y finanzas ha mejorado el control de cuentas por cobrar y pagar, facilitando el seguimiento de deudores.
- Toma de decisiones basada en datos: DH puede consultar reportes dinámicos que muestran el comportamiento de las ventas en tiempo real, permitiendo comparar la efectividad de los distintos canales de venta y ajustar sus estrategias en función de datos precisos.
Las facilidades para un registro integrado de todas las operaciones y la disponibilidad de cualquier tipo de reportes en tiempo real son algunos de sus beneficios más visibles.
Desafíos Futuros
Deshidratados Habana sigue evolucionando hacia una gestión más moderna y eficiente, y ya se proyecta hacia nuevas funcionalidades que fortalecerán aún más sus operaciones y presencia en el mercado. Entre los próximos desafíos y áreas de crecimiento, se destacan:
1. Sitio web y comercio electrónico: DH busca potenciar su presencia en línea mediante la creación de un sitio web integrado con Odoo que facilite el comercio electrónico. Esto permitirá a los clientes realizar pedidos en línea, mejorando la experiencia del usuario y ampliando el alcance de los productos deshidratados tanto a nivel nacional como internacional.
2. Marketing digital: A través de la integración de herramientas de marketing digital en Odoo, DH proyecta optimizar sus campañas de marketing, segmentar su audiencia y llegar a nuevos mercados. El uso de automatizaciones en campañas de email y redes sociales ayudará a generar un mayor impacto comercial.
3. Gestión de proyectos: La empresa también planea implementar el módulo de proyectos para organizar y supervisar todas sus actividades estratégicas. Este enfoque permitirá una mejor planificación y ejecución de nuevas iniciativas, desde el lanzamiento de productos hasta la apertura de nuevos canales de venta.
4. Códigos de barra y trazabilidad: Con el crecimiento del inventario, DH busca implementar sistemas avanzados de códigos de barra y trazabilidad, lo que facilitará un control más eficiente de los productos en toda la cadena de suministro, desde la entrada de materias primas hasta la entrega de productos terminados.
Estos desafíos representan el siguiente paso en la transformación digital de Deshidratados Habana, permitiendo a la empresa mantenerse competitiva y seguir ofreciendo productos de calidad en un mercado en constante evolución.
Para una empresa pequeña con aspiraciones de crecer, elegir el sistema de gestión definitivo puede ser una decisión difícil. Cuanto más rápido se haga menos costoso es el tránsito y más rápido se gana eficiencia en la gestión. Odoo te ahorra muchísimo tiempo y te permite enfocarte en las decisiones. Te permite decidir con datos.
¿Estás listo para dar los primeros pasos de digitalización de tu empresa productiva?
Inscríbete en nuestro curso "Configuración de la Producción en Odoo" que hemos diseñado para ti